Curs Workshops for Effective Project Teams
Workshops for Collaboration – Echipe de succes cu rezultate vizibile
- Cod curs: 910
- Durata curs: 2 zile
- Nivel curs: Intermediar, Avansat
- Disponibil: Clasic (in sala), Online (cu instructor)
Workshops for Effective Project Teams este un curs care va ajuta sa aveti meetinguri rapide si eficiente, evitand intalniri obositoare, fara rezultate si cu mult stress.
Un workshop este un meeting structurat, cu obiective si livrabile bine definite care se desfasoara cu o echipa de proiect. Persoanele implicate, colaboreaza si lucreaza impreuna pentru a crea livrabile (produse, procese operaționale, aplicatii software, cerințe, teste etc.) si a lua decizii de business.
Pentru a obtine un workshop eficient trebuie sa aplicam diverse metode care fac diferența dintre un meeting de succes si unul ineficient. Astfel, putem evita meetinguri care durează cu orele, in care participantii se cearta, nu iau nici o decizie, nu reusesc sa obtina nici un rezultat concret si pleaca incarcati negativ si stresati. Putem evita toate acestea daca aplicam metode si tehnici pentru organizarea si facilitarea unui workshop!
Metodele si tehnicile pentru un workshop eficient pot fi utilizate în diverse domenii, cum ar fi managementul proiectelor, dezvolare de produse sau servicii, business analysis, dezvoltare de aplicatii IT, strategie, etc. De exemplu, puteți organiza workshop-uri pentru a defini strategia de produs, cerinte pentru aplicatii IT, product backlog, story mapping, release plan, User Stories, Use Case-uri, cerințele funcționale / nefuncționale, modelul de date, planurile de proiect, etc.
Pentru a avea un workshop eficient, este nevoie ca cineva să ghideze procesul de lucru in echipa. Această persoană (numita Workshop facilitator) poate ajuta grupul să-și atingă obiectivele și să realizeze ceea ce și-a propus.
In acest curs, participanții învață tehnici de facilitare și cum să ajute echipa să parcurga pasii necesari pentru a obtine un obiectiv specific de workshop.
Participantii la cursul Workshops for Effective Project Teams învăța cum să extragă ideile și opiniile membrilor grupului și să-i motiveze să devină mai creativi și mai productivi în timp ce interacționează între ei. Ei vor învăța cum să se pregătească pentru un workshop, ce instrumente de facilitare să ia în considerare, ce „procese de grup” să folosească, cum să gestioneze situațiile dificile și când să intervină in timpul workshop-ului.
Cursul cuprinde multe tehnici si recomandări de bune practici care fac mai usoara sarcina de a facilita și organiza un workshop.
Cursul Workshops for Effective Project Teams conține numeroase exerciții, studii de caz si simulari care le permit participantilor să exerseze abilitățile de facilitare a workshhop-urilor.
Cursul este aliniat la standardul de Business Analysis (BABBOK) , fiind descris ca una din tehnicile esentiale pentru derularea intalnirilor de proiect
Structura curs "Workshops for Effective Project Teams"
1. Workshops – Introduction. Concepts
- Why workshops? The problems with meetings.
- About Workshop: Definition . Collaboration. Facilitation. Purposes. Deliverables
- How workshops differ from typical meetings: Specific Roles. Defined Deliverables
Uses of Workshops in projects
- Types of Workshops In Business Analysis
- Types of Workshops in Project Management (Agile and Traditional)
- Workshops and Agile
- When not to use workshops
Elements of a Workshop
- Shared Purpose
- Right People: managers, subject matter experts, Product Owners, business analysts, iT specialists
- Shared Space: whiteboards, posters, “sticky” walls or notes, colored markers, a laptop, printer, a laptop projector, a whiteboard recorder, etc
- Pre-workshop preparations
- Deliverables
2. Defining a Workshop Purpose
- Defining Workshop’s Purpose Statement
- Identifying the workshop’s Sponsor/Leader/Ultimate Decision Maker
- Example of a Workshop Purpose Statements
- Questions to ask Stakeholders about Workshop goals
- Mistakes to avoid
3. Key Participants in Workshop: Roles and responsabilities
- Key Workshop Roles:
• Sponsor, Project Manager
• Product Owner, Subject Matter Experts
• Recorder/Scribe
• Facilitator - Questions to ask Stakeholders about workshop roles
- Mistakes to avoid about workshop roles
4. Workshop Setup
- Workship Logistics: What you need to prepare in advance for a good workshop
- Room Setup. What layout to choose based on type of the workshop
- Visual Techniques. Colaborative Techniques
- Checklists for a good Workshop room setup
5. Workshop Ground Rules for Effective Meetings
- Tream formation stages. Forming, Storming, Norming, Performing. Why you need to know this.
- What to expect in an workshop. Team dynamics
- Basic Ground Rules. Special Ground Rules
- Introducing and Testing Ground Rule
- Hidden Agenda. What it is. Bad and Good of Hidden agenda. Workarounds
- Decision-Making Ground Rules. Decision Rules. How to obtain closure on decisions
- Mistakes to avoid about Workshop ground rules
6. Workshop deliverables
- Types of workshop deliverables.
- Tangible Output deliverables: diagrams, documents
- Intangible Output deliverables: decisions, enhanced knowledge, increased motivation
Input deliverables for the Workshop:
- The workshop agenda
- Deliverables Templates
- Workshop aids
- Other documents: Draft requirements models, Systems and user documentation
- Mistakes to avoid about Workshop ground rules
7. Workshop Process. Steps and Methods
- Opening the workshop
- Designing Activities
Key Workshop Techniques
- Collaborative techniques: Brainstorming, Collaborative Games, Visual Walls
- Techniques of guiding the worshop process
- Managing the group dynamics
- Conflict management
- Workshop games
- Closing the workshop
- Post Workshop Activities
8. Facilitating Workshops – Key skill
Introduction to Facilition
- What is Facilitation? Who is an ideal facilitator?
- The three stages of facilitation. What is a “group process”?
- What should you consider when designing an event before you get to facilitate it?
Making People Work Together in a Workshop
- How to create a positive atmosphere.
- How to establish your authority as a facilitator.
- How to handle energy levels.
- What are icebreakers and how can they benefit you?
Facilitation Tools
- What are some of the facilitation tools and group processes you can use to get people interacting with each other?
- Best practice guidelines on running roleplays
Brainstorming Tools
- Tthe 4 main stages of brainstorming?
- How to run efficient brainstorming sessions.
- Mind maps – creative and recording tool
- What are some brainstorming techniques you can utilise to encourage creativity?
Responding to Issues
- What are conflicts?
- How to handle difficult people and situations.
- What to consider when you need to intervene.
Guiding the Workshop
- Best practice guidelines on facilitating an efficient event
- How to avoid cascading problems where one issue leads to a bigger one until it leads to a stressful situation.
- How to pace an Workshop
9. Workshop Simulations
(Blended during training or addresses during 2nd day)
- Stakeholder Analysis
- Brainstorming
- Exploratory Prototyping
- Functional Decomposition, WBS
- User Stories, Product Roadmap, Product Backlog
- Business Process Workflow / Process Diagram
8. Training Review – Workshops for Effective Project Teams
Obiective / Beneficii curs "Workshops for Effective Project Teams"
La finalul acestui training, participanții vor fi capabili să faca:
- • pregătirea pentru workshop si sa
- conducerea/facilitarea meeting-ul într-un mod creativ și productiv
- definirea obirctivelor și rezultatelor (livrabilele) pe care doriti sa le obtineti in workshop
- identificarea rolurile necesare in workshop – stakeholders, facilitator, scribe, experți în domeniu (subject matter expert) etc.
- creare agenda, durata, și regulile de bază pentru colaborare eficienta in echipa
- determinarea metodelor potrivite prin care echipa va obține rezultatele necesare
- pregatirea salii de meeting și echipamentele/tehnologia necesara
- crearea si trimiterea în avans a agendei workshop-ului și a altor materiale pentru a permite pregătirea participanților și a crește productivitatea la întâlnire
- alegerea metodelor potrivite de facilitare a workshop-urilor și cum să le aplice
- gestionarea situațiilor dificile ale echipei (conflict, lipsa de consens, disensiuni etc.)
- Aplicarea workshop-urilor in Strategic management, Project Management, Business Analysis, Software development , optimizarea proceselor de business, negocieri de contracte, etc
Audienta la cursul "Workshops for Effective Project Teams"
- Manageri de proiect, lideri de echipe, manageri, sponsori de proiect
- business analisti, analisti sisteme IT
- echipelor de proiect care trebuie să creeze soluții (schimbarea proceselor de afaceri, structura organizației, rolurile și responsabilitățile, aplicațiile IT)
Cunostinte preliminare necesare
Nu sunt necesare cunostinte preliminare.
* Preturile nu includ TVA.
* Pentru persoanele fizice NU se aplica TVA.
Programul cursului este zilnic 9:00 -17:00 (pentru cursurile cu instructor)
Standardele la care este aliniat acest curs
Acest curs este aliniat (respecta) cele mai bune practici si tehnici din urmatoarele standarde internationale:
Cursuri corelate
Acest curs are urmatoarele cursuri corelate:
Aveti mai mult de 4 persoane pentru care vreti sa organizati un training?
Pentru o oferta personalizata de training corporate, contacti-ne!
Consultati lista de cursuri programate pentru perioada urmatoare
Pentru a va asigura de recunoasterea internationala a diplomelor pe care le obtineti, Trilex este :