Curs Project Management for Managers

MODUL 1 – Contextul organizational. Management Strategic.

1.1 Managementul portofoliului – definitii si procese

• Definitii: proiect, program, portofoliu, portfolio management
• Legatura dintre Portfolio Management si Managementul Strategic
• Legatura dintre Portfolio Management si Managementul Proiectelor

1.2 Managementul Strategic si managementul portfoliului

• Definirea strategiei de afaceri. Analiza SWOT.
• Introducere in procesul de management strategic
• Obiectivele strategice. Caracterisctici. Practici uzuale.
• Prioritizarea obiectivelor strategice – metoda comparatiei in proiecte.

MODUL 2 – Managementul Portofoliului de Proiecte (Portfolio Management)

2.1 Identificarea componentelor din portofoliu

• Managementul portofoliului de proiecte: Activitati si livrabile.
• Business case. Definirea si elementele unui business case. Managementul costurilor. Tipuri de beneficii. Cash flow si indicatori financiari.

2.2 Evaluarea si Prioritizarea proiectelor (Evaluation)

• Identificarea criteriilor de evaluare si selectie a proiectelor: business, financiari, HR, marketing, operationali
• Calculul indicatorilor de evaluare a proiectului. (Project Key Performance Indicators – KPI)
• Valoarea strategica a proiectelor. Concept. Metode pentru determinarea valorii strategice al unui proiect
• Prioritizarea proiectelor. Concept. Avantajele prioritizarii proiectelor.
• Alocarea resurselor (bugete, personal, etc) in functie de prioritatatea proiectelor.
• Metode de prioritizare a proiectelor. Matricea de prioritizare.
• Crearea si utilizarea modelului de calcul al scorului proiectului (scoring model).

2.3 Analiza si echilibrarea portofoliului de proiecte (Portfolio Balancing)

• Definirea frontierei de eficienta a portofoliului (Efficient Frontier).
• Analiza portofoliului de proiecte. Construirea scenariilor de tipul “what if” pentru optimizarea portofoliului.
• Indicatori utilizati pentru obtinerea unui portofoliu echilibrat de proiecte.
• Stabilirea structurii optime a portofoliului.

MODUL 3 – Management de Proiect (Project Management)

3.1 – Initierea proiectelor (Project Initiation)

• Initerea proiectelor. Concepte. Importanta initierii unui proiect.
• Project Charter (document necesar pentru initerea proiectului); continut recomandat
• Matricea de prioritizare a constrangerilor unui proiect

3.2 –  Planificarea proiectelor (Project Planning)

3.2.1 Definirea cerintelor proiectului. (Project Scope Management)

• Cerinţele si continutul proiectului (Project Scope).
• Cerintele proiectului (Project Requirements). Colectarea cerintelor. Prioritizarea cerinţelor
• Work Breakdown Structure (WBS) – structura defalcata a efortului/livrabilelor; utilitate
• Setarea continutului aprobat al proiectului (Scope Baseline)

3.2.2 Realizarea graficului de executie (diagrama Gantt/schedule) (Project Time Management)

• Elaborarea graficului de execuţie. (Project Schedule) . Diagrama Gantt.
• Estimarea duratelor si efortului necesar pentru realizarea activitatilor in proiect. Legatura efort – durata – disponiblitate resurse (%, FTE)
• Moduri de prezentare a planului de proict: Network Diagram. Diagrama Gantt, Diagrama termenelor din proiect (Milestones Chart), Timeline, Calendarul activităţilor (Calendar views)
• Aprobarea graficului de executie (Schedule Baseline)

3.2.3 Managementul riscurilor in proiecte (Project Risk Management)

• Identificarea, analiza si prioritizarea riscurilor.
• Definirea probabilităţii si impactului riscurilor. Generarea profilului de risc.
• Clasamentul riscurilor; lista de monitorizare riscuri (watch list)
• Strategii de gestionare a riscurilor. Eliminare, Reducere, Transfer, Acceptare, Escaladare. Planurile de contingenta.
• Controlul riscurilor in proiecte

3.2.4 Bugetul proiectului. Managementul costurilor in proiect (Project Cost Management)

• Concepte: Costuri. Tipuri de costuri. Buget.
• Componentele unui buget de proiect. Diferenta dintre buget proiect si costul aprobat al proiectului
• Aprobarea costurilor din proiect (Cost Baseline)

3.2.5 Managementul resurselor in proiect (Project Resource Management)

• Resurse umane in proiecte. Echipa de proiect. Organizarea echipei de proiect.
• Roluri si responsabilitati principlale in proiecte
• Document pentru definirea setului de reguli privind comportamentul in echipa de proiect (Team Charter)
• Matricea de responsabilitati a proiectului (Responsability Assignment Matrix). RACI.

3.2.6 Realizarea planului de comunicare in proiect. (Project Communication Management)

• Comunicarea in Proiecte. Concepte. Importanta.
• Identificarea cerintelor de comunicare ale stakeholderilor
• Crearea planului de comunicare in proiect (Communication Plan)

3.3 – Executia si controlul proiectului (Project Execution and Control)

• Activităţile de executie si control in proiect. Crearea livrabilelor din proiect.
• Monitorizarea periodica a proiectului (baseline vs actuals)
• Rapoartele de proiecte: progres / trend / forecast

3.4 – Inchiderea proiectelor (Project Closing)

• Importanta inchiderii corecte a unui proiect.
• Predarea livrabilelor proiectului si obtinerea acceptantei finale.
• Documentarea experienţei acumulate in proiecte (Lessons Learned)
• Pregatirea raportului de inchidere proiect.
• Arhivarea documentatiei de proiect; Celebrarea inchiderii

La sfarsitul acestui training, participanţii vor fi capabili sa participe cu succes in selectia si prioritizarea proiectelor dar si in executia acestora prin:

• Intelegerea strategiei de atingere a obiectivelor prin proiecte
• Evaluarea selectia si lansarea proiectelor cu valoare strategica si financiara
• Utilizarea unui business case in luarea unor decizii informate privind proiectele necesare
• Elaborarea documentului de initiere pentru un proiect si utilitatea acestuia
• Aprobarea unui plan de proiect realist in care bugetele, termenele si resursele alocate sunt in echilibru cu cerintele stabilite si nivelul de calitate urmarit
• Implicarea in analiza de risc in proiecte si intelegerea contributiei bugetului de risc in total buget de risc
• Colaborarea eficienta in cadrul proiectelor cu alti manageri, project manageri  si echipele de proiect

• Sponsori, Project Owners
• Manageri Functionali
• Manageri, directori  care au in subordine project manageri si echipe de proiect
• Manageri, directori care trebuie sa gestioneze proiectele alocate diviziei, departamentului

Pentru a beneficia din plin de acest training recomandam urmatoarele cunostinte preliminare:

• Familiaritate cu notiuni de management strategic si de investitii
• Familiaritate cu notiuni de management de proiect