Curs Implementing an Agile Project Management Office (PMO)

MODUL 1 INTRODUCERE – Project Management Office (PMO)

1.1 Definitii. Nevoia unui Project Management Office (PMO)

• Definitii: proiect, program, portofoliu, portfolio management
• Legatura dintre Portfolio Management si Managementul Strategic
• Legatura dintre Portfolio Management si Managementul Proiectelor
• Legatura dintre Portfolio Management si Managementul Operational
• Beneficii ale utilizarii unui management formal, unitar: portofoliu, program, proiect

1.2 Managementul Strategic si managementul portfoliului

• Definirea strategiei de afaceri. Analiza SWOT.
• Introducere in procesul de management strategic
• Simptome ale unui management strategic deficient
• Obiectivele strategice. Caracterisctici. Practici uzuale.
• Prioritizarea obiectivelor strategice – metoda comparatiei in proiecte.

MODUL 2. Managementul portofoliului de proiecte (Project Portfolio Management -PPM)

2.1 Identificarea componentelor din portofoliu

• Managementul portofoliului de proiecte: Activitati si livrabile.
• Propunerea de proiect (Project Proposal). Elaborarea unei propuneri de proiect.
• Studiu de fezabilitate pentru un proiect. Definirea si elementele unui studiu de fezabilitate. Utilizare.
• Business case. Definirea si elementele unui business case. Managerial cost concepts. Tipuri de beneficii. Cash flow si indicatori financiari
• Elaborarea unui registru cu componentele identificate (proiecte/investitii potentiale)

2.2 Evaluarea proiectelor (Evaluation)

• Identificarea criteriilor de evaluare si selectie a proiectelor: business, financiari, HR, marketing, operationali
• Calculul indicatorilor de evaluare a proiectului. (Project Key Performance Indicators – KPI)
• Valoarea strategica a proiectelor. Concept. Metode pentru determinarea valorii strategice al unui proiect
• Evaluarea contributiei proiectelor la realizarea obiectivelor financiare si strategice a organizatiei
• Analiza cost / beneficiu a proiectelor. Modele de evaluare a proiectelor folosind mai multe criterii.

2.3. Prioritizarea proiectelor (Prioritization)

• Prioritizarea proiectelor. Concept. Avantajele prioritizarii proiectelor.
• Alocarea resurselor (bugete, personal, etc) in functie de prioritatatea proiectelor.
• Metode de prioritizare a proiectelor. Matricea de prioritizare.
• Crearea si utilizarea modelului de calcul al scorului proiectului (scoring model).

2.4 Analiza si echilibrarea portofoliului de proiecte (Portfolio Balancing)

• Definirea frontierei de eficienta a portofoliului (Efficient Frontier).
• Analiza portofoliului de proiecte. Construirea scenariilor de tipul “what if” pentru optimizarea portofoliului.
• Indicatori utilizati pentru obtinerea unui portofoliului de proiecte.
• Stabilirea structurii optime a portofoliului.
• Analiza performantei portofoliului de proiecte. Urmarirea realizarii beneficiilor.
• Rapoarte si indicatori privind executia portofoliul de proiecte

MODUL 3  Implementare Project Management Office (PMO)

3.1 Evaluarea situatiei curente

• Determinarea nevoii de schimbare la nivel organizational
• Diferenta dintre PMO si E-PMO
• Premizele necesare implementarii unui departament E-PMO
• Elaborarea unei justificari financiare si strategice (Business Case) privind oportunitatea implementarii unui departament E-PMO
• Realizarea unei evaluari pentru stabilirea nivelului de maturitate privind procesele de management de portofoliu, program si proiect
• Evaluarea structurii organizationale existente (organigrama, nivele de decizie etc)

3.2 Selectie framework pentru managementul de proiect si portofoliu

• Definirea metodologiei de Portofoliu, Program si Proiect: procese, roluri si responsabilitati, template-uri de documente
• Definirea criteriilor de selectie privind metoda potrivita pentru executia unui proiect: waterfall, agile sau hibrid
• Stabilirea proceselor de transfer si stocare a experientelor acumulate in procesul de implementare E-PMO ; registrul de lectii invatate
• Definirea capabilitatilor si capacitatilor necesare pentru implementarea si operarea E-PMO
• Overview privind aplicatiile software pentru procesele derulate in E-PMO. Corelarea dintre nivelul de maturitate organizational si tool-urile utilizate

3.3 Abordari recomandate pentru implementare

• Factori de succes in implementarea unui departament E-PMO
• Tipuri de abordari, avantaje si dezavantaje: big-bang, evolution, ad-hoc
• Abordarea implementarii ca un proiect cu obiective, constrangeri, stakeholderi

MODUL 4  Standardul PMI pentru Managementul de Portofoliu

• Abordarea PMI privind managementul de portofoliu
• Ciclul de viata pentru un portofoliu: Initiere. Planificare. Executie. Optimizare.
• Domeniile de performanta a managementului de portofoliu: Guvernanta. Strategic Management. Capacitate si Capabilitate. Stakeholders. Beneficiile portofoliului. Riscurile portofoliului
• Roluri si responsabilitati in managementul portofoliului de proiecte: Managerul de portfoliu (Portfolio Manager). Analistul de portfoliu (Portfolio Analyst). PMO (Portfolio Management Office)

La sfarsitul acestui training, participanţii vor fi capabili sa realizeze cu succes implementarea departamentului Agile Project Management Office (PMO)  prin:

• Elaborarea unui Business Case pentru definirea si implementarea departamentulu PMO
• Identificarea nivelului curent de maturitate al proceselor de management de portofoliu / investitional, managementul de programe si proiecte si cum poate fi imbunatatit
• Crearea metodologiei si a procedurilor pentru managementul portofoliului de proiecte (Portfolio Management Methodology) care sa raspunda la urmatoarele intrebari:
  • Ce informatie avem nevoie in Business Case-ul fiecarei initiative pentru a lua o decizie corecta?
  • Cum facem evaluarea, selectiasi prioritizarea proiectelor pentru a utiliza judicios bugetele si resursele disponibile?
  • Cum alocam bugetele, oamenii si resursele pentru proiectele selectate? Care sunt resurselor strategice?
  • Care sunt caracteristicile portofoliului de aplicatii IT si legatura cu portofoliul de proiecte / investitii
  • Cine elaboreaza Business Case-ul, cine il aproba, cine stabileste Project Managerul si echipa unui proiect, cine elaboreaza rapoartele de status la nivel de portofoliu, cine participa la deciziile privind reprioritizarea proiectelor?
  • Ce dependente exista intre proiecte? Care sunt riscurile la nivel de portofoliu?
  • Ce proiecte noi introducem in portofoliu, ce proiecte oprim, suspendam si pe care le amânam?
  • Cândputem lansa proiectele noi? Câte proiecte putem face simultan?
  • Cat am atins din strategie si ce masuri corective ar trebui sa aplicam?

Acest training este special conceput pentru:

• Responsabili cudecizii de investitii in proiecte
• Responsabili cu aprobarea si lansarea proiectelor
• Management(Directori de Departamente, Directori executivi, Directori Generali)
• Manageri, directori IT
• Membrii in departamentul (biroul, serviciul) de management proiecte(Program Management Office, PMO)
• Manageri de portofoliu(Portfolio Manager)
• Analisti de portfolio(Portfolio Analyst)
• Manageri de proiect

Pentru a beneficia din plin de acest training recomandam urmatoarele cunostinte preliminare:

• Familiaritate cu managementul strategic, managementul de investitii, management operational
• Familiaritate cu notiuni si terminologie specifica analizelor financiare Experienta intr-o organizatie care aplica metodologii de management de proiect
• Familiaritate cu notiuni fundamentale de management de proiect