Curs Microsoft Project Professional

MODUL 1 – Project Management – Concepte

• Elementele ce definesc un Proiect
• Structura standard a unui Proiect: Timp – Cost – Specificatii.
• Recomandări generale pentru Managerii de Proiect.
• Managementul proiectelor utilizând Microsoft Project 2016

MODUL 2 – FUNCTIONALITATI DE BAZA IN PROJECT

2.1. Introducere in  Microsoft PROJECT

• Start Microsoft Project. Lucrul cu MS Project: riboane, grupuri de comenzi
• Navigarea folosind imagini diferite tinand cont de activitati, resurse, alocari
• Crearea unui fişier Project si introducerea datei de inceput a proiectului si a proprietatilor proiectului.
• Salvarea fisierului Project. Setarea optiunilor de salvare.

2.2. Organizarea Activitatilor (Tasks) in Project

• Planificare manuala vs automata
• Introducerea informaţiilor despre o activitate.
• Estimarea si introducerea duratelor.
• Inserarea8/ştergerea/divizarea activităţilor.
• Crearea relaţiilor de dependenta intre activitati.
• Durata proiectului: vizualizare
• Organizarea activităţilor in faze de proiect.
• Crearea unui milestone.
• Evidenţierea modificărilor din planul de proiect: highlighting.
• Aplicarea nivelelor de „UNDO”

2.3. Setarea / definirea Resurselor de proiect cu Project

• Categorii de resurse: oameni / echipamente, materiale, cheltuieli
• Introducerea informaţiilor de baza pentru fiecare categorie de resurse: disponibilitate, cost, unitate de masura
• Asocierea resurselor cu nume de grupuri; introducere de comentarii; inserare documente
• Definire de resurse generice / compentente

2.4. Alocarea resurselor pe activitati din proiect

• Alocarea unei singure resurse / resurse multiple pe o activitate din proiect; analiza impactului in planul de proiect: efort (ore-om); cost
• Eliminarea si inlocuirea unei resurse deja alocate in proiect
• Formula de planificare din proiect: alocarea resurselor cu parametrul effort-driven activ si inactiv
• Alocarea unei resurse materiale pe o activitate de proiect.
• Alocarea altor tipuri de cheltuieli in proiect
• Analiza la nivel de proiect: cost, efort si durata totala (Project Summary Task)

2.5. Creare si utilizare Timeline in Project

• Definirea timeline cu task-uri existente in proiect
• Formatare timeline (call-out task etc)
• Copiere timeline in prezentari Powerpoint

MODUL 3. FUNCTIONALITATI AVANSATE in Microsoft Project

3.1. Functionalitati avansate in Project – Activitati (Tasks)

• Calendar de proiect; modificarea timpului de lucru. Introducerea sarbatorilor legale.
• Crearea unui calendar specific unui task si alocarea lui
• Ajustarea relatiilor de dependenta intre task-uri: „Lead” si „Lag”.
• Formula de planificare din proiect: ajustarea resurselor cu parametrul „task type” si vizualizarea efectelor asupra planificarii de durata / cost / efort per task
• Divizarea unei activitati lungi in proiect (split task)
• Introducerea costurilor fixe si contabilizarea lor in proiect
• Taskuri recurente – frecventa de repetitie prestabilita
• Constrângeri pe o activitate si impactul lor in planificare
• Înregistrarea termenelor de proiect (deadlines).
• Drumul critic al proiectului. Monitorizarea rezervelor de timp din proiect.
• Planificarea manuala. Utilizare. Comparatie cu planificarea automata

3.2. Functionalitati avansate in Project – Resurse

• Actualizarea calendarului individual al resurselor din proiect: perioade lucratoare si nelucratoare pentru membri echipei de proiect
• Setarea disponibilităţii resurselor pe intervale de timp.
• Setarea tabelelor de cost pentru resursele din proiect. Roluri tarifate diferit.
• Ajustarea tarifelor / costurilor unei resurse pe intervale de timp.
• Ajustarea cheltuielilor pe intervale de timp
• Stabilirea resurselor de tip buget si alocarea lor in proiect
• Identificarea costului total al resurselor si al proiectului.
• Vizualizarea incarcarii resurselor pe task-urile din proiect.Calcul ore disponibile pentru proiect. Nivele de analiza a supraincarcarii.
• Rezolvarea problemelor de supra-alocare a resurselor. Efectele utilizării comenzii “resource leveling”. Setări necesare.

3.3.Functionalitati avansate Project – Alocarea resurselor pe activitati din proiect

• Utilizarea comenzii TeamPlanner pentru alocare si rezolvare supraincarcare resurse in proiect. Înlocuirea unei resurse cu alta disponibila.
• Lucrul cu costuri multiple. Aplicarea tabelelor de cost.
• Decalarea momentului de începere a unei activitati din proiect.
• Folosirea profilelor de efort (contururilor) pentru volumul de munca a resurselor din proiect. Stabilirea unei rate de consum variabile pentru resursele materiale

MODUL 4. RAPOARTE. AFISAREA SI DISTRIBUIREA INFORMATIILOR DESPRE PROIECT cu Microsoft Project

4.1. Obtinerea rapoartelor de proiect folosind Project

• Sortarea, afişarea informaţiilor pe grupuri despre activitati si resurse in proiect.
  Filtrarea sau evidenţierea informaţiilor despre activitati si resurse. Personalizare prin utlizarea de: Grupari, Filtre, Tabele, Ecrane.
• Formatarea informaţilor afişate (views): Diagrama Gantt, Diagrama de Reţea si Calendar. Crearea de imagini noi
• Personalizarea si formatarea diagramei Gantt cu informatii utile despre proiect
• Opţiuni de setare a unui raport pentru imprimare. Previzualizare înainte de imprimare.

4.2. Distribuirea (comunicarea) informatilor de proiect utilizand Project

• Importul din Project in Word si PowerPoint.
• Exportul datelor din Excel in Project. Importul datelor din Project in Excel.
• Utilizarea toolbar-ului de analiza.

MODUL 5. MONITORIZAREA SI CONTROLUL PROIECTULUI cu Microsoft Project

5.1. Actualizarea progresului in proiect

• Noţiunea de Baseline. Salvarea planului de proiect cu baseline.
• Noţiunea de “actuals”. Datele reale din executie.
• Monitorizarea progresului in proiect  comparativ cu planul initial al proiectului
• Înregistrarea progresului din proiect pana la o anumita data.
• Înregistrarea gradului de realizare / % din durata unei activitati
• Înregistrarea datelor reale de început, de final si durata activităţilor realizate in proiect.
• Înregistrarea progresului din proiect la nivel de ore lucrate pe fiecare activitate, de către fiecare resursa, in fiecare zi
• Elaborarea unui “interim” plan si lucrul cu baseline-uri multiple.

5.2. Vizualizarea si raportarea progresului proiectului cu Microsoft Project

• Activitati decalate (întârziate sau in avans)  fata de planificare initiala a proiectului.
• Vizualizarea simultana a informaţiilor salvate in baseline, interim plan si stadiul curent.
• Activitati si resurse care au depăşit bugetul planificat.
• Crearea raportului «semafor» pentru raportarea rapida a încadrării in buget / durata a proiectului.
• Personalizarea si listarea rapoartelor si a informaţilor de proiect de pe ecran (views)
• Vizualizarea rapoartelor predefinite. Elaborarea rapoartelor personalizate (tabele si grafice)

5.3. Solutionarea problemelor de proiect cu Microsoft Project

• Actualizarea planului de proiect in Project 2016. Replanificarea volumului de munca rămas pe o activitate care a fost întrerupta.
• Editarea volumului de munca pe o activitate si înlocuirea unei resurse pe o activitate din proiect.
• Alocarea de resurse suplimentare si adăugarea orelor de lucru suplimentare in proiect, tarifate diferit pentru reducerea intarzirilor

MODUL6. LUCRUL IN ECHIPA, pe mai multe proiecte cu Microsoft Project

• Lucrul cu mai multe proiecte simultan cu Project 2016 (fara Project Server 2016)
• Definirea unui „Respource Pool”. Utilizarea  unei resurse pe proiecte multiple.
• Modificarea alocării unei resurse intr-un proiect si urmărirea efectelor in grupul de resurse (‚resource pool”).
• Modificarea in grupul de resurse a calendarului de lucru al acestora. Efecte in proiect.
• Stabilirea vacantelor in grupul de resurse.
• Crearea unui proiect si setarea lui pentru a prelua resurse din grupul de resurse.
• Definirea unui proiect master (Master Project). Inserarea proiectelor in master.
• Dependente externe: intre o activitate dintr-un proiect si o alta activitate din alt proiect

La sfârşitul acestui training, participanţii vor fi capabili sa facă cu succes managementul proiectelor prin:

• Utilizarea avansata a aplicatiei Microsoft Project Professional
• Crearea planurilor de proiect cu toate elementele necesare: faze, activitati, termene, alocare de resurse umane si materiale, efort si cost, stabilire calendar proiect si calendar resurse
• Echilibrarea utilizării resurselor pe activitati si proiecte diferite (resource leveling)
• Controlul si monitorizarea proiectului in executie (actuals) versus planificat (baseline) si stabilirea abaterilor privind termene, costuri, efort si incarcare resurse
• Folosirea imaginilor standard din aplicatie (Gantt Chart, Resource Sheet, Resource Usage, Task Usage, Tracking Gantt, Network Diagram, Calendar), a tabelelor, filtrelor si gruparilor standard
• Personalizarea aplicatiei cu informatii specifice proiectului: coloane (atribute) / imagini / tabele / filtre / grupuri custom
• Controlul proiectului prin analiza drumului critic si metoda valorii dobandite
• Analiza scenariilor de masuri pentru remedierea deviaţiilor fata de planul iniţial
• Analiza, comunicarea si raportarea completa a proiectului prin utilizarea rapoartelor predefinite cat si prin crearea de  rapoarte, imagini, tabele, câmpuri si filtre specifice unui anumit proiect
• Crearea unui mod centralizat de vizualizare a incarcarii resurselor pe proiecte multiple si a gestionarii centralizate a proiectelor dintr-un program

• Manageri de proiect, Manageri de Programe
• Manageri de departamente care deruleaza proiecte
• Team Leaderi in proiecte
• Membri ai biroului de proiecte (Program Management Office, PMO)
• Echipa de proiect
• Membri ai comitetului de supervizare proiect (Steering Committee)

Pentru a beneficia din plin de acest training recomandam urmatoarele cunostinte preliminare:

• familiaritate cu notiuni de management de proiect
• notiuni de baza de limba engleza