Curs Business Process Analysis & Improvement

1. Analiza si imbunatatire procese de business

• Ce este un proces operational (de business)?
  • Definitii
  • Importanta proceselor organizationale
  • Organizatia si procesele de business (operationale)
  • Procese operationale  simple si complexe
• Probleme uzuale intalnite in procesele operationale (de business)
• Responsabilul de proces. Process owner
• Imbunatatire procese de business . Modelare procese si analiza lor

2. Identificarea proceselor de  business din organizatie

• Tehnici pentru obtinerea informatiilor despre procese. Identificare procese de business

  • Brainstorming Exercitiu
  • Interviuri cu participantii in procesele operationale
  • Observarea proceselor operationale existente (Job Shadowing)
  • Decompozitie procese. Exercitiu
  • Analiza documentatiei existente
  • Sedintele de analiza procese (Facilitated Workshop)

• Modele pentru identificarea proceselor din organizatie (Business Process Frameworks)

  • Structuri de procese (Process Reference Model).
    • Definite. Continutul tipic: lista procese, metrici (KPI)
    • Cum ne ajuta la identificarea proceselor

  • Modele uzuale (Process Reference Models) – Prezentare generala

    • Process Classification Framework (PCF). Exercitiu
    • ISO 9001
    • Value Chain. Procese primare si secundare
    • Supply-Chain Operations Reference (SCOR)
    • IT Infrastructure Library (ITIL) Framework
    • Capability Maturity Model Framework (CMMI)
    • eTom – Enhanced Telecom Operations Map
  • Exemple de structuri de procese in diverse industii: Banking, Industria farmaceutica, Telecomunicatii, Industria auto, Utilitati, Industria petroliera

3. Modelarea proceselor operationale (de business)

• Concepte in modelarea si analiza proceselor

  • Modelare procese operationale (Business Process Modeling)
  • Principii pentru modelare si analiza procese
    • Simplificarea si abstractizarea proceselor
    • Perspective diferite de modelare si analiza in functie de diverse criterii
    • Decompozitia proceselor.
    • Procese curente (AS IS), Procese viitoare (TO BE)

• Modele pentru analiza si imbunatatire procese

  • Modelul organizational. Organigrama. Analiza statica a organizatiei
  • Modelarea resurselor existente intr-o organizatie (Resource Models)
  • Value Chain Model (Block Model)
  • Analiza dinamica a organizatiei (Relationship  / Business Interaction Model)  Exercitiu
  • Diagrama SIPOC. Identificarea si analiza elementelor de proces. Exercitiu
  • Decompozitia proceselor. Ierarhia proceselor. (Process Decomposition Model). Exercitiu
  • Schema logica (Flowchart) a activitatilor unui proces. Exercitiu
  • Diagrame de flux (Process Map). Exercitiu
  • Diagrama de tranzitie a documentelor/informatiilor din procese (State Transition Diagrams). Exercitiu 
  • Diagrama pentru masurarea proceselor (Process Measurement /Inspection Map)

4. Modelare  procese de business cu BPMN (Business Process Modeling Notation )

• Introducere in limbajul grafic de modelare Business Process Modeling Notation (BPMN)
  • Standardul BPMN
  • Avantajele utilizarii limbajului BPMN pentru modelare ce procese operationale

• Elementele limbajului de modelare BPMN.

• Reguli de creare a diagramelor de proces folosind BPMN
  • Evenimente in procesele de business: de start, intermediare, finale. Exercitiu
  • Activitati (Activities)
  • Decizii in procese (Gateways). Exercitiu
  • Fluxuri (Connectors)
  • Reprezenatarea actorilor din proces (Swimlanes, Pool, Lane)
  • Tratarea cazurilor de exceptie in proces (Exception Handling)
  • Reprezentarea proceselor operationale de tip compensare si tranzactie (Compensation and Transactions)
  • Reprezenatrea documentelor si a fluxului informational dintr-un process operational. Stari.

• Exercitiu. Elaborarea uni diagrame de proces (Workflow), utilizand BPMN

5.Analiza proceselor de business

• Analiza procese operationale  de business – Concepte

  • Tipuri de analize
  • Nivelul de detaliu al analizei si ierarhia modelelelor de proces
  • Raportul de Analiza Procese (Process Analysis Report)

• Cauzele principale ale problemelor din procesele operationale

  • Probleme din cauza fluxului proceselor
  • Probleme cu iesirile din procese (Output)
  • Probleme cu intrarile in proces (Input)
  • Probleme cu controlul proceselor
  • Probleme cu procesele de suport
  • Probleme privind managementul proceselor
  • Analiza managementului proceselor

• Analiza proceselor operationale  (Process Analysis)

  • Analiza procese utilizand modele de proces (Process Map)
  • Analiza valorii adaugate a activitatilor (Process Value Added Analysis)
  • Analiza duratelor de proces (Duration/Cycle Time Analysis). Reducerea duratei proceselor
  • Analiza Costurilor in procesele operationale

• Analiza activitatilor din proces (Process Activity Analysis)

  • Analiza unei activitati
  • Analiza performantei persoanelor participante in proces
  • Raport de analiza activitate (Activity Analysis Report)

6. Optimizare procese de business

• Principii pentru la imbunatatirea proceselor
  • Exercitiu. Optimizarea unui process
• Etapele imbunatatirii unui process: identificarea si definirea procesului, modelarea procesului, analiza procesului, identificarea solutilor si imbunatatirea procesului
• Organizarea proiectului de imbunatatire process: Lista de documente necesare, Faze de proiect. Planul de proiect

• Metodologii pentru optimizarea proceselor – Introducere

  • Six Sigma (DMAIC) – Introducere
  • Business Process Reengineering (BPR) –Introducere
  • Benchmarking – Introducere

7.Tehnici de verificare si validare a proceselor operationale noi

• Validare procese de business. Concepte
  • Importanta verificarii performantei unui proces operational nou. Cum stim ca noile procese (optimizate) sunt mai “bune” decat cele anterioare ?
  • Caracterisitici ale proceselor si influenta lor in verificarea proceselor
    • Procese operationale stabile /instabile
    • Procese operationale capabile sau incapabile
  • Verificare si validare procese operationale

• Tehnici pentru validarea unui proces de business operational nou (optimizat)

  • Testarea logica a modelelor de proces
  • Simularea proceselor cu aplicatii software specializate
  • Testarea operationala a procesului. Pilotul. Organizarea unui pilot operational pentru testarea unui process de afaceri nou, imbunatatit
    • Definitii
    • Planificarea testarii in mediu real (pilot) a noului proces operational
    • Factori de success la validarea unui proces nou: masurarea

8. Documentare procese operationale. Elaborarea procedurilor

• Ce inseamna un proces bine definit si de ce este importanta documentarea proceselor

• Proceduri

  • Concept. Definitii: Politica, procedura, formulare, liste de verificare (Checklist), norme metodologice, ghiduri
  • Etapele pentru scrierea unei proceduri.
  • Structura unei proceduri. (Template)
  • Elementele de suport pentru documentarea proceselor
    • Detalii de process, descrierea procesului
    • Diagrame de process
    • Specificarea responsabilitatilor (matricea RACI)
    • Formulare si liste de verificare (checklist)
    • Tabele de decizie
  • Verificarea corectitudinii procedurilor operationale
  • Metode pentru lansarea operationala a unei proceduri noi (Procedure Deployment)
  • Revizuirea procedurilor. Abordari
  • Exercitiu. Crearea unei proceduri utilizand un model (template)

9. Aplicatii software pentru crearea diagramelor de proces, analiza si simularea proceselor

• Introducere in aplicatii software pentru modelarea proceselor
  • De ce sa utilizam aplicatii software de modelare, analiza si simulare procese? Avantaje si dezavantaje
  • Tipuri de aplicatii software pentru analiza proceselor operationale
• Capabilitatile aplicatiilor software
  • Analiza si modelarea proceselor
  • Simularea proceselor. Interpretarea rezultatelor  Demo simulare process folosind o solutie software.
  • Masurarea proceselor in timp real
  • Managementul si modificarea documentelor care descriu procesele (proceduri, formulare, etc)

• Exercitiu. Crearea unei diagrame de process (cross-functional process model, workflow) folosind o aplicatie software

10. Recapitulare – Analiza si imbunatatire procese de business

La sfarsitul acestui training, participantii vor fi capabili sa analizeze procesele operationale din organizatie si sa realizeze:

• Analiza situatiei curente si identifcarea proceselor operationale in organizatie
• Realizarea diagramelor de proces (As Is) atat manual cat si cu aplicatii software
• Analiza si identificarea proceselor operationale (fluxurilor) optime si crearea diagramelor optimizate (To be) de proces/fluxuri de lucru (workflow)
• Identificarea schimbarilor necesare in procesele operationale existente pentru a obtine imbunatatirea proceselor de business, sau realizarea de aplicatii si sisteme IT
• Documentarea proceselor prin crearea procedurilor de lucru si a  diagramelor de proces
• Simularea proceselor si evaloarea performantelor de proces

• Analisti de proces
• Manageri functionali
• Project Manageri
• Persoane certificate Six Sigma Green Belt

Pentru a beneficia din plin de acest training recomandam urmatoarele cunostinte preliminare:

• experienta de min 1 an
• familiaritate cu notiuni de management de proces