Curs AI Essentials for Project Management

Modul 1 – Concepte de management de proiect in era AI

Acest modul prezintă succint ce înseamnă managementul de proiect, explicând/revizuind conceptele pentru înțelegerea activităților și livrabilelor în managementul de proiect.

1.1. Evoluția managementului de proiect. Tendințe actuale cu AI

• Introducere în Managementul de Proiect. Rolul project managerului cu si fără AI
• Rolul inteligenței artificiale (AI) în transformarea derulării si managementului proiectelor
• Prezentare succinta a metodologiilor de management de Proiect: Predictiv/Waterfall, Hibrid, Agile
• Standarde si cele mai bune practici aplicabile in Managementul de Proiect
• Activități și livrabile cheie în managementul de proiect: documente și decizii de proiect

1.2. Rolul inteligenței artificiale (AI)  in managementul proiectelor

• Automatizarea activităților repetitive de management de proiect (rapoarte de status, minute de ședințe, documentație)
• Asistarea echipelor de proiect: Suport pentru decizii (analiza riscurilor, optimizarea resurselor, estimări)
• Îmbunătățirea rezultatelor: recunoașterea tiparelor, efectuarea de analize predictive, aplicarea celor mai bune practici

Modul 2 – Introducere in inteligența artificiala (AI)  pentru management de proiect

Acest modul descrie succint fundamentele tehnologiei AI, instrumentele disponibile și utilizarea responsabilă în contextele de proiect.

 2.1. Fundamente de inteligența artificiala AI pentru management de proiect

• Ce este inteligența artificiala (AI)? Definiția unui sistem AI
• Ce poate face AI: percepție, predicție și planificare
• Cum funcționează tehnologia inteligența artificiala AI. Machine Learning. Rețele Neurale. Deep Learning
• Modele aplicabile in AI: (Large Language Models (LLM), AI Generativ (GenAI), Generative Pretrained Models (GPTi)
• Cum poate fi aplicata eficient inteligența artificiala AI? Șapte zone in care se poate aplica inteligența artificiala AI pentru succesul proiectului

2.2. Instrumente AI pentru managementul proiectelor

• Interacțiunea eficienta cu Instrumentele AI: Prompt-uri AI și Prompt Engineering. De ce este necesară. Cum evitam pierderea de timp si rezultante de slaba calitate
• Despre Instrumente AI cu aplicabilitate generala: ChatGPT, Claude (Anthropic), Gemini (Google), Microsoft Copilot
• Despre Instrumente AI special proiectate pentru managementul proiectelor: PMI Infinity – aliniat la standardul PMBOK, si care are cunoștințe specifice de management de proiect

2.3. Capabilitățile inteligenței artificiale (AI) in managementul proiectelor

• Procesarea Limbajului Natural (Natural Language Processing – NLP): Înțelegerea cerințelor, analiza feedback-ului
• Generarea Limbajului Natural (Natural Language Generation – NLG): Crearea rapoartelor, documentației, emailurilor si mesajelor
• Recunoașterea Tiparelor (Pattern Recognition): Identificarea riscurilor, detectarea trendurilor
• Analize Predictive (Predictive Analytics): estimari, planificarea resurselor
• Analiza Datelor (Data Analysis): Procesarea datelor de proiect, generarea de perspective

2.4. Limitări și riscuri ale inteligenței artificiale (AI) în managementul de proiect

• Acuratețea răspunsurilor, a conținutului generat
• Halucinații. Informații greșite sau lipsa. Verificarea răspunsurilor si a documentelor generate cu AI este esențială
• Securitatea Datelor. Utilizarea de către AI a datelor din proiect, in afara proiectului
• Limitări de context de proiect. AI-ului îi lipsește contextul specific organizației/proiectului
• Dependență Excesivă de AI. AI este un instrument, nu un înlocuitor pentru o gândire critica a echipei si a managerului de proiect.

Modul 3 – Elemente de „AI Prompt Engineering” aplicabile in managementul proiectelor

Acest modul descrie cele mai bune practici de interacțiune cu AI pentru a obține rapid ceea ce doriți si explică diverse strategii de AI prompting aplicabile in  managementul de proiect.

3.1. Structura unui Prompt AI eficient

• Răspunsul inteligenței artificiale (AI) este la fel de bun ca prompt-ul pe care îl creați.
• Competențe de management de proiect necesare pentru AI. Cum conversam eficient (rapid, cu rezultate bune) cu aplicațiile de inteligența artificiala (AI)
• Strategii de conversație cu AI: diverge/converge, oferire context, exemple, specificații
• Reguli esențiale pentru o conversației reușită cu inteligența artificiala (AI)

3.2. “AI Prompt Engineering” pentru management de proiect

• Tipare uzuale pentru crearea de prompt-uri AI: Persona, rafinarea întrebărilor, interacțiune inversată, solicitarea de alternative, retrospective etc.
• Tehnici avansate de AI Prompting: zero-shot, few-shot, chain of thought – CoT
• Scrierea de prompt-uri AI pentru a automatiza, îmbunătății și asista activitatile de management de proiect

Modul 4 – Tehnici de management de proiect cu inteligența artificiala (AI) 

Acest modul descrie cum folosim inteligența artificiala (AI) pentru a obține de livrabilele necesare pentru managementul de proiect. Echipa va  aplica tehnicile de prompting AI pe un proiect, construind progresiv un plan de proiect  complet.

 4.1. Prompt-uri AI pentru managementul persoanelor din proiect (stakeholders management) si inițierea proiectului

• Utilizați inteligența artificiala (AI) pentru a identifica persoanele afectate de proiect in contextul proiectului și a structurii organizaționale – Stakeholder Indentification
• Folosiți Ai si prompting iterativ pentru rafinarea listelor a personalelor din proiect
• Generați analiza persoanelor implicate in proiect incluzând puterea decizională, interesul, si atitudinea – Stakeholder Analysis
• Creați cu ajutorul inteligenței artificiale (AI) strategii de motivare a persoanelor din proiect (Stakeholder Influencing Strategy)
• Aplicați inteligența artificiala (AI)  pentru a genera documentul de inițiere proiect (Project Charter / Project Vision) incluzand, analiza cost beneficiu (Business case) și obiective SMART de proiect

Exerciții/Activități de grup și livrabile (create cu AI):

• Lista persoanelor implicate in proiect cu detalii (Stakeholder List/Register)
• Diagrama cu analiza Putere-Interes pentru persoanele implicate in proiect (Stakeholder Map)
• Strategia de motivare a persoanelor implicate in proiect (Stakeholder Influencing Strategy)
• Documentul de inițiere proiect Project Charter/ Project Vision Document

4.2. Prompt-uri AI pentru managementul cerințelor si crearea listei de livrabile (WBS)

• Utilizați inteligența artificiala (AI) pentru a identifica cerințele proiectului, si a le organiza dup tip (Cerinte de Business, Cerințe Funcționale, Cerințe Non-Funcționale, Specificații Tehnice, etc)
• Creați cerințe bine formulate cu ID-uri unice, detalii, priorități și criterii de acceptare
• Folosiți inteligența artificiala (AI) pentru a scrie cerințe testabile, clare care îndeplinesc criteriile de calitate, ușor de utilizat in proiect
• Obțineți o lista prioritizata de cerințe folosind AI
• Utilizați inteligența artificiala (AI) pentru a identifica lista detaliata de livrabile in proiect (Work Break Down Structure – WBS). Creați coduri WBS corespunzătoare folosind elaborarea progresivă asistată de AI
• Creați la fiecare livrabil din proiect, detaliile necesare pentru implementare cu descrieri generate de AI: durata estimate, cost estimate, activitățile necesare, competente necesare, etc (WBS Dictionary)

Exerciții/Activități de grup și livrabile (create cu AI):

• Documentul de cerinte, organizat pe categorii de cerinte (Project Requirements Document)
• In/Out Of Scope
• Lista Cerințelor Prioritizate (Requirements Backlog)
• Lista de livrabile in proiect (Work Break Down Structure – WBS)
• Dicționarul WBS (WBS Dictionary) cu detalii complete ale livrabilelor din proiect

4.3. Promt-uri AI pentru crearea planului de proiect (Schedule Development)

• Identificarea Activităților necesare: Folosind inteligența artificiala (AI) si pornind de la lista de livrabile WBS, identificarea activităților necsare pentru realizarea livrabilelor in proiect
• Secvențierea Activităților: Folosiți AI pentru a stabili dependențe logice între activități (Finish-to-Start, Start-to-Start, Finish-to-Finish, Start-to-Finish)
  

  

• Estimarea Activităților: Generați cu ajutorul AI, estimări de durată în trei puncte (Optimist, Cel Mai Probabil, Pesimist)
• Generați graficul de executie (schedule, diagrama Gantt) în formate pregătite pentru import în instrumente de management de proiect (Jira, MS Project, Primavera sau Excel)
• Aplicați AI pentru a identifica oportunități de reducere a duratei proiectului prin fast-tracking (paralelizare) și crashing (adăugare de resurse)
• Generați date relevante in proiect (milestone, Go/No Go) folosind AI

Activități de Grup și Livrabile (create cu AI):

• Planul de proiect / grafic de execuție cu activitățile necesare (Project Schedule)
• Diagrama Gantt (format text sau pregătită pentru MS Project)
• Release Plan, Milestone plan
• Estimări pentru durata activităților din proiect
• Recomandări pentru reducerea duratei proeictului

4.4.  Prompt-uri AI pentru managementul riscurilor (Project Risk Management) 

• Identificarea Riscurilor: Folosiți inteligența artificiala (AI) pentru a identifica riscurile proiectului (tehnice, costuri, resurse, oameni, cerințe, calitate, comunicare, integrare, furnizori, securitate, etc)
• Analiza Cantitativă a Riscurilor: Aplicați AI pentru a evalua probabilitatea și impactul fiecărui risc. Folosiți AI pentru a calcula gradul de risc (Probabilitate × Impact) și a prioritiza riscurile
• Planificarea Răspunsului la Risc: Dezvoltați strategii detaliate de răspuns la risc folosind inteligența artificiala (AI) (Risk Resonse Plan)
• Creați cu ajutorul inteligența artificiala (AI), acțiuni specifice de reducere a riscurilor, planuri de contingență și planuri de rezervă
• Monitorizarea Riscurilor de proiect: Folosiți AI pentru a identifica metode pentru monitorizare pro activă a riscurilor
• Calculați rezervele de contingență (buffer) bazate pe analiza numerica a riscurilor folosind AI
• Utilizați inteligența artificiala (AI), pentru a crea rapoarte de analiză a riscurilor

Exerciții/Activități de grup și livrabile (create cu AI):

• Lista cu riscurile de proiect identificate (Risk Register)
• Planuri de Răspuns la Risc (Risc Response Plan) cu acțiuni de mitigare, contingență și rezervă
• Riscul proiectului / expunerea procentuala
• Bugetul de risc (Risk Budget) (defalcat pe rezerve de contingență + management)
• Rapoarte de Risc: Dashboard cu Top N riscuri

4.5. Prompt-uri AI pentru estimarea costurilor și crearea bugetului de proiect

• Estimarea Costurilor: Folosiți inteligența artificiala (AI) pentru estimarea costurilor pentru livrabilele de proiect identificate pe WBS
• Bugetare: Generați bugete detaliate împărțite pe categorii de costuri cu asistenta AI
• Calculați rezervele necesare de buget, folosind recomandările AI bazate pe incertitudinea / riscul proiectului
• Aplicați AI pentru a genera structura completă a bugetului: Cost Baseline, Buffer de buget, Bugetul Total al Proiectului
• Generați asistat de inteligența artificiala (AI), documentația care explica cum au fost facute estimările de costuri

Activități de Grup și Livrabile (create cu AI):

• Bugetul Detaliat al Proiectului pe WBS și categorii de cost
• Buget preliminar (costuri pe livrabile + bufere) – Cost Baseline
• Bugetul Total al Proiectului (cost baseline + rezervă de management pentru buget)
• Documentația cu explicarea estimărilor de cost

4.6. Prompt-uri AI pentru managementul resurselor si devoltarea echipei (Team Development)

• Folosiți inteligența artificiala (AI) pentru a organiza echipa de proiect proiect (organigramele)
• Generați matrici RACI adecvate proiectului
• Aplicați AI pentru a identifica necesarul de resurse (persoane) specificând ce roluri si competențe/aptitudini sunt necesare in proiect
• Creați cerințe privind lucru in echipă incluzând valori, norme, comunicare, luarea deciziilor, abordări de rezolvare a conflictelor și ghiduri de ședințe, etc
• Folosiți AI pentru a identifica lipsurile de competențe în echipă și a identifica nevoile de training sau recrutare
• Generați descrieri de roluri in proiect și cerințe de competențe/abilități folosind AI
• Creați strategii de recompensare pentru echipa de proiect folosind recomandări AI aliniate cu preferințele echipei și cultura organizațională
• Aplicați AI pentru a dezvolta indicatori de performanță (KPI) ai echipei și metode de evaluare
• Folosiți AI pentru a genera sugestii de activități de team-building

Exerciții/Activități de grup și livrabile (create cu AI):

• Organigrama Proiectului (Project Organization Chart)
• Matricea RACI pentru activități cheie
• Lista resurse necesare cu competente/abilități
• Strategia de recompensare pentru echipa de proiect
• Sugestii de cursuri si team-building-uri necesare pentru echipa de proiect

4.7. Prompt-uri AI pentru managementul calității / testare

• Folosiți inteligența artificiala (AI) sa generați metode de inspecție, criterii de acceptare, roluri si activități necesare asigurarea calității/testare pentru livrabilele proiectului
• Aplicați AI pentru a identifica strategii de testare acoperind multiple tipuri de testare (funcțională, integrare, sistem, acceptare, regresie, performanță, securitate,etc)
• Folosiți AI pentru a crea cazuri de testare (test case) cu proceduri pas cu pas, rezultate așteptate
• Generați cerințe de pregătire date pentru testare folosind AI
• Folosiți AI pentru a crea liste de verificare (checklists) pentru inspecții, walkthrough-uri și audituri

Activități de Grup și Livrabile (create cu AI):

• Planul de management al calității cu standarde și metrici aplicabile la proiect
• Lista activităților pentru controlului calității (plan de testare) pentru toate livrabilele majore
• Strategia de Testare cu tipuri de teste

4.8. Prompt-uri AI pentru comunicarea si raportarea in proiect

Partea A: Planificarea activităților si informațiilor necesare  in proiect

• Generați planuri de comunicare necesare persoanelor implicate in proiect folosind inteligența artificiala (AI)
• Aplicați AI pentru a proiecta metode de escaladare a situațiilor blocante cu detalii despre proceduri, timpi de răspuns și autoritate de escaladare, etc
• Folosiți AI pentru a crea șabloane de rapoarte de status adaptate pentru diferite audiențe (management, echipă)
• Generați rapoarte (dashboard-uri) folosind AI, cu KPI-uri, indicatori de status și grafice
• Folosiți AI pentru a crea agende detaliate de ședințe de proiect
• Generați glosarul de proiect cu AI definind termeni cheie, acronime, concepte tehnice, etc
• Aplicați AI pentru a redacta șabloane de email și mesaje standard pentru situațiile cele mai întâlnite (kickoff, actualizări status proiect, notificări probleme, solicitări schimbare cerințe, închidere proiect)

Exerciții/Activități de grup și livrabile Partea A (create cu AI):

• Planul de comunicare in proiect
• Planul de escaladare a situațiilor blocante in proiect
• Șabloane de Rapoarte de Status pentru diferite situații
• Glosarul Proiectului

Partea B: Creare prezentare proiect la lansare (Kickoff)

• EXERCIȚIU DE INTEGRARE: Creați o prezentare completă a proiectului folosind TOATE livrabilele din exercițiile anterioare

Exerciții/Activități de grup și livrabile Partea B:

• Prezentarea proiectului la initierea/lansarea proiectului (PowerPoint)

Modul 5 – Retrospectiva curs

5.1. Concluzii Principale și Cele Mai Bune Practici

• Recapitulare succinta cele mai bune practice de project management conform PMBOK Ediția a 8-a si prompting AI pentru management de proiect
• Când să folosiți inteligența artificiala AI (și când nu)

5.2. Resurse de învățare continuă

• Instrumente AI și Actualizări – unde să rămâneți la curent
• Resurse adiționale PMBOK Ediția a 8-a

5.3. Întrebări și Răspunsuri 

• Discuție deschisă
• Evaluarea trainingului

• utilizarea inteligenței artificiale (AI) pentru a îmbunătății managementul proiectelor
• realizarea managementului proiectelor mai rapid (de 3-5 x) și mai bine (cele mai bune practici)
• înțelegerea modului de funcționare a  instrumentele AI pentru a le aplica mai bine în proiecte reale
• intelegerea beneficiilor și riscurilor utilizării tehnologiei IA

• Manageri de Proiect și Manageri de Program
• Scrum Masters și echipe Agile
• Business Analysts și Product Owners
• Membri ai echipelor de proiect și coordonatori de proiect
• Manageri care derulează inițiative de proiect

• Familiaritate cu metodologiile de management de proiect (predictive, hibride sau agile)
• Familiaritate cu tehnologia. Acces la instrumente AI sau capabilitatea de creare de conturi (gratuite) la instrumentele AI de ex. Chat GPT, Gemini, Claude, etc pentru utilizarea in timpul trainingului
• Recomandat: Participare la trainingul Trilex “Project Management Fundamente”

Notă: Experiența prealabila cu proiecte, aduce un plus in înțelegerea livrabilelor de proiect realizate cu ajutorul inteligenței artificiale (AI). Acest training nu intră în detalii precum metodologiile de management de proiect (agile, hibride sau predictive). Conținutul si formatul trainingului este ușor accesibil atât persoanelor din business cat si persoanelor mai tehnice