De cele mai multe ori selectia si implementarea unei metodologii pentru managementul proiectelor este o sarcina care cade in responsabilitatea unei presoane sau a unui grup de persoane din cadrul departamentului PMO – Project Management Office (biroul, departamentul sau serviciul pentru managementul proiectelor).
Problema la care trebuie sa raspunda persoanele responsabile cu implementera unei metodologii pentru managementul proiectelor este: Ce este o metodologie de management de proiect si cum selecteam si implementam una care sa fie usor de utilizat in organizatia noastra?
Ce este o metodologie pentru managementul proiectelor?
O metodologie este o metoda, o descriere a unui proces, un set de proceduri documentate, o lista de pasi care trebuie urmati pentru a derula un proiect. Metodologia de management de proiect, contine proceduri pentru managemetul proiectelor care descriu fiecare pas in detaliu, astfel incat oricine stie ce trebuie facut pentru a derula activitatile din proiect.
O metodologie pentru managementul proiectelor descrie prin proceduri:
- rolurile in proiect
- activitatile si procesele necesare pentru derularea proiectelor
- formularele (modelele) de documente care se utilizeaza
- instructiuni pentru utilizarea instrumentelor de management de proiect
Utilizand o metodologie de management de proiect pentru toate proiectele pe care le derulati reduceti timpul derulare a proiectelor, eliminati neclaritatile si reduceti efortul necesar pentru managementul proiectului.
Cum facem selectia unei metodologii de management de proiect?
Pasul 1. Selectia unei metodologii pentru managementul proiectului incepe cu definirea obiectivelor si cerintelor. Trebuie clarificat de ce dorim sa implementam o metodologie de management de proiect, ce continut trebuie sa aiba si modul in care intentionam sa o utilizam.
Cerintele pe care trebuie sa le indeplineasca o metodologie de proiect pot fi:
- Metodologia sa contina descrierea completa a fazelor unui proiect (Project Life Cycle)
- Fiecare etapa trebuie descrisa in detaliu
- Fiecare activitate care genereaza un livrabil trebuie sa aiba un model (template) de document si exemple pentru a ajuta managerul de proiect si echipa sa realizeze fiecare activitate de proiect rapid si usor
- Metodologia trebuie sa se bazeze pe un standard de project management recunoscut international
- Metodologia de proiect trebuie sa se potriveasca (sa se poata utiliza) pentru toate tipurile si dimensiunile de proiect.
- Usor de modificat si de adaptat pentru fiecare organizatie
- Usor accesibila in format document(word, pdf, etc) dar si web (html)
Pasul 2. Identificarea si realizarea listei cu procese si proceduri de management de proiect existente, utilizate deja in organizatia dvs. Nu este necesar sa reinventam lucrurile daca deja avem proceduri care se utilizeaza cu succes in derularea proiectelor din compania noastra. Acest efort presupune compararea procedurilor deja existente in organizatie cu procedurile disponibile in metodologiile de proiect mai cunoscute, pentru a estima cat de bine se potriveste aceasta metodologie, ce putem prelua si adapta din aceasta metodologie, pentru a putea utiliza usor in organizatia noastra. Daca din aceasta analiza estimam ca metodologia de proiect disponibila se potriveste intr-o mare proportie (peste 75%), atunci obtinem aceasta metodologie si modificam procedurile care nu se pot folosi direct (restul de 25% din metodologie).
O alta abordare este dezvoltarea metodologiei (procedurilor) de management de proiect de la zero. Aceasta alternativa presupune mai mult efort si poate fi mai scumpa decat utilizarea unei metodologii deja existente (interne) sau cumparata de pe piata.Cum arata o metodologie de proiect?
Exemple de metodologii de management de proiect mai cunoscute
Cum implementam metodologia de proiect?
Fie ca am achizitionat sau am dezvolta intern (numai cu resurse interne si/sau cu consultanti de specialitate) urmeaza implementarea in organizatie.
De obicei un proiect de implementare a unei metodologii pentru managementul proiectelor presupune:
- Crearea unui plan de implementare a metodologiei (setului de proceduri) de management de proiect
- Crearea unei strategii de management al schimbarii (change management) pentru adoptia de catre organizatie a procedurilor de management de proiect
- Adaptarea metodologiei la fiecare proiect (tailoring) pe baza unui set de reguli
- Training-ul echipei de proiect privind utilizarea procedurilor selectate din metodologia de proiect
- Monitorizarea utilizarii si respectarii procedurilor de management de proiect
- Imbunatatirea si optimizarea metodologiei (procedurilor) de management de proiect
Recomandari privind abordarea unui proiect de realizare a procedurilor (metodologiei) de management de proiect:
- Definirea continutului proiectului. Crearea unui Project Charter. Clarificarea obiectivelor pentru care este necesara o metodologie de proiect
- Identificarea proceselor de management de proiect care merita procedurate.
- Crearea listei de procese si de proceduri necesare pentru derularea proiectelor
- Decizia daca procedurile de managment de proiect vor fi cumparate si adaptate intern sau dezvoltate de la zero Alegerea unui template de procedura care va fi folosit pentru scrierea procedurilor.
- Determinarea gradului de simplitate/detaliere necesar pentru proceduri
- Alegerea suportului pentru setul de proceduri (document Word/pdf sau web – html)
- Realizarea unui plan de proiect privind scrierea si testarea procedurilor
- Scrierea procedurilor (modificarea procedurilor daca se utilizeaza o metodologie comerciala, ca cele de mai sus)
- Testarea procedurilor de management de proiect
- optional – Executia unui pilot: alegera unui manager de proiect (proiect) care sa deruleze proiectul respectiv folosind setul de proceduri realizate
- Ajustarea procedurilor, in urma testelor/feedback-ului primit
- Aprobarea procedurilor pentru managementul de proiectelor
- optional – Training intern pentru utilizarea procedurilor de management de proiect
- Publicarea procedurilor pentru managementul proiectelor (pe un share de retea sau pe web, dupa caz)
- Inchiderea proiectului
Avantajele utilizarii unei metodologii pentru managemetul proiectelor
Prin selectia, implementarea si utilizarea a unei metodologii pentru managementul proiectelor, echipele de proiect pot finaliza activitatile de proiect mai usor, mai predictibil si mai consistent
